القرار بالتمرير: شروطه وأخطاؤه الشائعة وطريقة توثيقه

يرسل أمين سر المجلس يوم الأحد رسالة إلى الأعضاء السبعة: عرض تمويل من البنك ينتهي يوم الخميس، والمطلوب الموافقة بالتمرير. يرد ثلاثة أعضاء بالموافقة يوم الاثنين. يسأل العضو الرابع عن بند في العرض، فيرسل له المدير المالي نسخة معدلة، ويوافق عليها. يوم الأربعاء يوقع الرئيس التنفيذي العقد. وبعد ثمانية أشهر يسأل المراجع: على أي نسخة وافق الأعضاء الثلاثة الأوائل؟

لم يخطئ أحد في هذه القصة عن قصد، وهي مثال وليس حالة عميل بعينه. لكن القرار الذي صدر فيها ضعيف، ويصعب الدفاع عنه. يشرح هذا المقال شروط القرار بالتمرير، والأخطاء التي تتكرر فيه، وطريقة تنفيذه في نظام اعتمد (Approv).

ما هو القرار بالتمرير ومتى يصح

القرار بالتمرير قرار يصدر دون اجتماع. يعرض النص على الأعضاء متفرقين، ويصوت كل عضو من مكانه. تستخدمه مجالس الإدارة، واللجان المنبثقة عنها، واللجان التنفيذية ولجان المشتريات داخل المنشآت.

في مجلس إدارة الشركة المساهمة، يقيد نظام الشركات هذا الطريق في المادة الثانية والثمانين. يجب أن يكون الأمر عاجلًا، وألا يطلب أحد الأعضاء كتابةً عقد اجتماع للمداولة فيه. ويجب أن توافق عليه أغلبية جميع الأعضاء، ثم يعرض على المجلس في أول اجتماع تال. وتفصيل هذه القواعد في مقال النصاب والتفويض في مجالس الإدارة.

أما اللجان الداخلية فمرجعها لائحتها. بعض اللوائح تجيز التمرير في كل القرارات، وبعضها يقصره على مبالغ دون حد معين. لذلك يبدأ أي تمرير صحيح بقراءة اللائحة، لا بكتابة الرسالة.

خمسة أخطاء تضعف القرار

الخطأ الأول احتساب الأغلبية ممن رد. في مجلس من سبعة أعضاء يحتاج القرار إلى أربع موافقات. إذا رد خمسة ووافق ثلاثة منهم، فالقرار لم يصدر، حتى لو بدا أن الأغلبية وافقت.

الخطأ الثاني تعديل النص أثناء التصويت. كل تعديل بعد أول صوت يجعل الأصوات السابقة موافقة على نص آخر. إذا لزم التعديل، فالصحيح سحب الطلب وعرضه من جديد بنصه الأخير.

الخطأ الثالث تصويت بلا موعد إغلاق. التمرير المفتوح ينتهي حين يقرر أحدهم أنه انتهى. وهذا القرار يتخذه في الغالب صاحب المصلحة في الموافقة.

الخطأ الرابع تجاهل طلب المداولة. حين يكتب عضو أن الموضوع يحتاج إلى نقاش، فهذا في مجلس الشركة المساهمة طلب اجتماع، وليس صوتًا بالرفض يمكن تجاوزه بالأغلبية.

الخطأ الخامس نسيان العرض في الاجتماع التالي. القرار الذي لا يثبت في محضر الاجتماع التالي يبقى مراسلات في بريد أمين السر.

ما يكتب في طلب التمرير

الطلب الجيد يكفي العضو ليصوت دون أن يسأل. يتضمن نص القرار المقترح بصيغته النهائية، وليس وصفًا عامًا له. ويتضمن المبلغ إن وجد، وسبب الاستعجال، والمستندات التي بني عليها، وموعد إغلاق التصويت.

سبب الاستعجال ليس تفصيلًا شكليًا. حين يسأل المراجع لماذا لم ينتظر هذا القرار الاجتماع التالي، يجب أن يجد الجواب مكتوبًا في الطلب نفسه، بتاريخ سابق للقرار.

التمرير في نظام اعتمد

ينشئ مقدم الطلب طلبًا فيه العنوان والنص والتكلفة والمرفقات، ويختار اللجنة التي تصوت عليه. ويمكن أن تشترط المنشأة مراجعة الطلب قبل عرضه، فلا يصل إلى الأعضاء حتى يوافق عليه مسؤول لديه صلاحية المراجعة. هذه الخطوة تناسب أمين السر الذي يريد التأكد من اكتمال المستندات قبل التمرير.

يصل إلى كل عضو رابط خاص به، بالبريد أو برسالة نصية، دون حساب أو كلمة مرور. وإذا فعلت المنشأة التحقق، يدخل العضو رمزًا من أربعة أرقام يصله على جواله أو بريده قبل أن يصوت. ثم يختار الموافقة أو الرفض، ويضيف ملاحظة إن أراد.

يسجل الصوت مرة واحدة ولا يعدل. ويرى الأعضاء في صفحة التصويت أصوات زملائهم وملاحظاتهم، كما يحدث في الاجتماع حين يرفع كل عضو يده أمام الآخرين.

الأغلبية تحسب من جميع الأعضاء

يحسب اعتمد نسبة الموافقة من جميع أعضاء اللجنة، لا ممن صوت فقط. بهذا لا يقع الخطأ الأول من الأخطاء الخمسة، لأن الحساب لا يعتمد على تقدير أحد.

ولكل طلب مدة قصوى بالأيام. خلالها يرسل النظام تنبيهات بالبريد والرسائل النصية إلى من لم يصوت، بفاصل تحدده المنشأة وعدد أقصى للتنبيهات. وعند انتهاء المدة يغلق الطلب تلقائيًا: يعتمد إذا تحققت قاعدة القرار، ويرفض إذا لم تتحقق، ويسجل من لم يصوت على أنه لم يصوت. ويمكن أن تختار اللجنة إغلاق الطلب فور تحقق القاعدة، دون انتظار بقية الأصوات.

السجل الذي يعرض في الاجتماع التالي

يحفظ النظام في سجل الطلب كل ما جرى عليه: إنشاءه، وكل صوت باسم صاحبه وملاحظته ووقته وطريقة التحقق من هويته، وكل تنبيه أرسل، وسبب الإغلاق.

ويصدر النظام ملف PDF للطلب، فيه جدول الأصوات والملاحظات وسجل التنبيهات. وبعد إغلاق الطلب يحمل الملف ختمًا رقميًا من النظام. يطبع أمين السر هذا الملف أو يرفقه بجدول أعمال الاجتماع التالي، ليثبت القرار في المحضر.

حدود ينبغي معرفتها

لا يوجد في اعتمد خيار امتناع أو موافقة بتحفظ. العضو الذي يريد التحفظ يكتبه في ملاحظته ويختار الموافقة أو الرفض.

ولا يوجد نقاش بين الأعضاء داخل الطلب. لكل عضو ملاحظة واحدة مع صوته. فإذا كان الموضوع يحتاج إلى مداولة، فمكانه الاجتماع، وهذا ما يقصده نظام الشركات حين يقصر التمرير على الأمور العاجلة.

والختم الرقمي على الملف ليس توقيعًا من الأعضاء. إذا اشترطت لائحة المنشأة توقيعهم على القرار، بقي ذلك إجراءً مستقلًا. والنظام لا يكتب المحضر، ولا يتحقق من أن الأمر عاجل فعلًا، فهذا تقدير يبقى لرئيس المجلس وأمين السر.

قبل التمرير القادم

راجع آخر ثلاثة قرارات صدرت بالتمرير في مجلسكم أو لجنتكم، واسأل عن كل منها: كم عضوًا وافق من مجموع الأعضاء؟ على أي نسخة؟ متى أغلق التصويت؟ وفي أي محضر ثبت القرار؟ إذا احتاج أي جواب إلى البحث في البريد، فالقرار موثق في ذاكرة أمين السر، لا في سجل المنشأة.

يشرح مقال التصويت الإلكتروني لمجالس الإدارة واللجان قواعد القرار والأعضاء الأساسيين بالتفصيل. وهذا المقال شرح عام وليس استشارة قانونية، وتبقى مراجعة النظام الأساس واللائحة مع مستشار قانوني خطوة لازمة. لعرض لائحة لجانكم ومعرفة طريقة تطبيقها في نظام اعتمد، يمكن التواصل عبر صفحة التواصل.